Una de las mayores ventajas de adoptar SAP SuccessFactors es que puede aprovechar los beneficios de una solución en constante mejora. Solo por esta razón, aprovechar las actualizaciones de SAP SuccessFactors es clave para garantizar que continúe aprovechando al máximo su inversión.
Pero primero, ¿qué cambió en 2020 para las actualizaciones de SAP SuccessFactors?
Para aquellos de ustedes que no lo saben, SAP revisó el proceso de lanzamientos en 2020 para incluir una serie de mejoras y beneficios para clientes y socios. Los cambios clave incluyeron:
- Frecuencia: la cantidad de actualizaciones anuales se redujo de 4 a 2, aumentando el enfoque en menos lanzamientos. ¡Además, el cronograma de lanzamiento proporcionó un período de vista previa de 5 semanas! Así seguirá siendo en adelante.
- Sesiones interactivas de preguntas y respuestas: los seminarios web de lanzamiento se reemplazaron por sesiones interactivas de preguntas y respuestas. Estos fueron una gran adición para ayudar a impulsar el compromiso general con el lanzamiento. En lugar de confiar en que los clientes revisen y consuman la información de forma independiente, estas sesiones abordan preguntas específicas de los clientes.
- Fácil visibilidad a todo lo nuevo: existe un nuevo recurso en la página de soporte de SAP que reemplazó la plataforma de lanzamiento anterior. El Visor de Novedades proporciona más detalles sobre las nuevas características y funciones; en algunos casos, se incluyen demostraciones grabadas, así como instrucciones de configuración detalladas.
Los 5 pasos clave
1. Planifique con anticipación
No es raro que las organizaciones simplemente esperen y reaccionen a los nuevos lanzamientos, especialmente aquellas que no cuentan con prácticas de gestión de TI. Para optimizar la utilización de cualquier característica/funcionalidad nueva por parte de su organización y mitigar cualquier impacto negativo potencial de un lanzamiento, debe planificar con anticipación.
Siempre sugerimos que se tome el tiempo para planificar y establecer un proceso que pueda ejecutar para cada lanzamiento. Para ayudarlo a planificar, SAP siempre proporciona el Programa de Lanzamiento para las actualizaciones de SAP SuccessFactors, que incluye el lanzamiento a Vista Previa y el lanzamiento a Producción. Antes de seguir leyendo, si aún no lo ha hecho, marque su calendario con las siguientes fechas y establezca un recordatorio de 3 a 4 semanas antes:
- Release 1H 2023: Vista Previa (28/04/2023) y Producción (02/06/2023)
- Release 2H 2023: Vista Previa(20/10/2023) y Producción (17/11/2023)
Lo que puede hacer por adelantado:
- Reserve el tiempo de aquellos que serán necesarios para prepararse y hacer pruebas: según el cronograma de lanzamiento, la ventana en la que puede realizar la prueba ya es conocida, por lo que ya puede planificar este paso.
- Tenga listos los scripts de prueba: ¡asegúrese de tener sus scripts de prueba listos para usar! Muchas organizaciones tienen problemas para preparar los scripts de prueba, pero esto no debe ser complicado. Puede reutilizar cualquier secuencia de comandos de prueba aprovechada durante su implementación o cualquier material de capacitación reciente. Como parte de las pruebas, simplemente realice los procesos más importantes del sistema. Si no tiene el tiempo o la infraestructura para automatizar pruebas y ejecutar todos los procesos, entonces use la regla 80/20. Pruebe el 80% de sus procesos que tienen el mayor volumen o el mayor impacto en su negocio.
- ¡Tenga una instancia lista!: Parece obvio, ¿verdad? Sin embargo, sucede con demasiada frecuencia. Asegúrese de tener una instancia en un entorno de vista previa que coincida con la configuración en producción y que incluya los datos necesarios para probar correctamente. Si está realizando mejoras continuas en su sistema, aún puede hacer una copia de Producción usted mismo antes de que se publique la versión preliminar. Esto ahora es posible para los clientes con la herramienta Instance Refresh.
2. Sea proactivo, no reactivo
Revise la información de lanzamiento sobre las actualizaciones de SAP SuccessFactors tan pronto como esté disponible en el Visor de Novedades. Asegúrese de publicar preguntas en la Comunidad de Clientes e interactuar con SAP lo antes posible para saber lo que se avecina.
No confíe en otros clientes para hacer todas las preguntas que pueda tener. Tómese el tiempo para asegurarse de obtener la información que necesita en función del entorno y la configuración de su sistema.
3. Tenga un plan de prueba de regresión
Tenga listo un plan de prueba de regresión para cada versión para asegurarse de que no se enfrente a sorpresas cuando las actualizaciones de SAP SuccessFactors lleguen a producción. Ahórrese el estrés de buscar soluciones inmediatamente después de un lanzamiento de Producción.
Tener un enfoque metódico y planificado para la resolución de problemas ayudará a garantizar que esté listo y sea capaz de informar rápidamente a las partes interesadas sobre cualquier problema. Después de las pruebas de regresión, programe una reunión con las partes interesadas para discutir los resultados y cualquier problema encontrado. Siempre es aconsejable programar esto con anticipación para asegurarse de que no se está apresurando tratando de tener a las personas adecuadas en la sala en el último minuto. Los temas clave para discutir en esta reunión a menudo incluyen los resultados de las pruebas de regresión, los posibles problemas, cómo ejecutar los planes de resolución de problemas y la preparación de las comunicaciones necesarias para las soluciones temporales.
Finalmente, asegúrese de consultar la lista de problemas conocidos de SAP y utilice el poder de la comunidad SAP SuccessFactors. Es una apuesta segura que no será el único cliente que pruebe la versión, por lo que es probable que se ahorre algo de tiempo, ya que SAP resaltará cualquier problema conocido y si existen soluciones alternativas. A continuación, puede utilizar esta información como parte de sus planes internos de resolución de problemas.
4. Trabaje las actualizaciones de SAP SuccessFactors junto a su partner
Involucre a su partner en el proceso y asegúrese de que le brinden soporte antes y después de cada lanzamiento. Su partner debe estar en una posición perfecta para interpretar la información de lanzamiento y hacerle saber lo que es relevante para usted en función de su configuración.
Una de las funciones de un socio debe ser ayudarlo a comprender la utilidad comercial de cualquier característica nueva. Un enfoque típico debe incluir:
- ¿Qué es lo nuevo?: Identificar las nuevas funcionalidades y qué es lo que hacen
- Utilidad para el negocio: Definir cómo este cambio podría ser aprovechado para mejorar procesos o resolver algún punto de dolor existente
- Evaluación: Determinar cuánto esfuerzo requiere la implementación de cada nueva funcionalidad y realizar una evaluación de Beneficio para la organización vs Esfuerzo requerido para su implementación
Asegúrese de compartir toda la información proporcionada por su partner e involucre a sus líderes de módulo y propietarios de productos en este proceso.
5. Tenga una hoja de ruta para las actualizaciones de SAP SuccessFactors
¡La pieza final del rompecabezas! En este punto, sabe que la configuración actual de su sistema seguirá funcionando, por lo que ahora es el momento de planificar cómo puede aprovechar las nuevas características y funciones.
Al crear su hoja de ruta, siempre recomendamos realizar un análisis de brecha simple. Compare las necesidades de su negocio con las capacidades del sistema actualizado después del lanzamiento. Según su revisión, asigne una prioridad a las mejoras y planifíquelo en su hoja de ruta de SAP SuccessFactors con su partner. Al priorizar, siempre nos gusta preguntar “¿Esto hará una diferencia importante para sus stakeholders?”. ¿Si es así, en qué medida?”.
Para cerrar, ha invertido en una solución de clase mundial en SAP SuccessFactors. Está en constante evolución con cada versión, así que asegúrese de continuar revisando sus necesidades y procesos comerciales actuales en comparación con la capacidad del sistema.
